就活を”効率的”にスケジューリングとは違う〜タイムマネジメント〜①
時間管理ができる就活生は就活にも有利！
2016.08.15
ざっくり言うと
- タイムマネジメントをうまくやるコツ
- スケジューリングとの違い
- 基本の３つのポイント！
はじめに
タイムマネジメントの重要性が
現代社会で増してきています。
ただ漠然と仕事をしても効率は上がりませんし、
成り行き任せでは予定通りに
仕事を終わらせることは出来ません。
その結果無駄な残業が発生したり、
休日出勤を余儀なくしてしまうことに
なりかねません。
これは学生、
特に就活生にとっても例外ではありません。
テスト、レポート、アルバイト、就活と
日に日に忙しくなっていく中で
タイムマネジメント＝時間管理ができる就活生は
就活にも有利になります。
タイムマネジメントとスケジューリングの違い
【スケジュール管理とは】
会議などの「人と約束した時間」、
つまり、
「アポイントメントを管理すること」を指します。
【タイムマネジメントとは】
シンプルに言うと
「時間の使い方を計画して、実行すること」です。
一番の違いは・・・
▶︎アポイントメントや期限を管理しているだけでは、
タイムマネジメトではないということです。
それ以外の時間の使い方も計画することが、
タイムマネジメントには必要になってきます。
具体的に就活生の場合は・・・
▶︎ESの提出期限やOB訪問の予定などを
スケジュール帳に書き留めるだけでなく、
その準備をいつどれくらいの時間をかけてやるか、
まで考えるのがタイムマネジメントです。
タイムマネジメントの基本：３つの管理
このタイムマネジメントでは、
管理しなければいけないものが３つあります。
①「アポイントメント」
②「タスク」
③ 「リソース」
【アポイントメント】
これは上でも記述したように
「人と約束した時間」を管理することです。
このアポイントメントとは
時間の自由がきかないという意味では大変ですが、
一度決めてしまえば迷うことはありません。
【タスク】
タスクとは「時間が決まっていない仕事」 です。
基本的に１人で行い、
このタスクには「期限」があることが多いですが、
「いつ実行するか」は、自由で、
自分で好きなように決めることができます。
だからこそ、つい先延ばしにしてしまって、
あとで困る・・・なんてことも起こりますし、
いつ実行するべきか、あるいは
どれから先にやるべきか、
迷ってしまうことあります。
そういう意味で、タスク管理のほうが、
アポイントメントの管理よりも難しいです。
【リソース】
リソースとは 「自分が使える時間」を指します。
そして、「リソース管理」とは、
「自分の使える時間」と「自分の抱えている仕事」
のバランスを管理すること。
つまり、やれる以上のことを自分に課していないか
やりたいことであふれることになっていないか
管理することを指します。
タイムマネジメントの実践方法
【To Do リストを作る】
▶︎締め切りや優先順位などは考えず、
とりあえず今抱えている「やるべきこと」を
洗い出していきましょう。
また自分にとってやった方がよいことも
書き出してみるとよいでしょう。
【優先順位を付ける】
▶︎「緊急かつ重要なもの」
＞「重要だが緊急ではないもの」
＞「緊急だが、重要ではないもの」
＞「緊急でも重要でもないもの」という
優先順位をつけていきましょう。
緊急度は締め切り順に設定してください。
重要度は「高い成果を求められているもの」
はもちろん「関わる人数の多いもの」も
重要度が高いです。
また「緊急でも重要でもないもの」に関しては、
本当にやるべきことなのかを判断しましょう。
おそらく大半がやらなくていいことです。
思い切って省いてしまってください。
この、自分は「やるべきだ」と思っていたことを
「やらなくていいこと」と判断する作業が
とても大切。頭が整理されます。
そして優先順位をつけたら、締め切りのない仕事でも
自分なりの締め切りを設けましょう。
ここまでできればTo Do リストはほぼ完成です。
上記のリストをできるだけ
優先順位の高いものから終わらせられるように。
1日のスケジュールを組むことで完成です！！
タイムマネジメントをうまくやるコツ
